Viena situācija – trīs vadītāji, katram savs rezultāts

Kāpēc vienā sistēmā trim cilvēkiem, kuri saskaras ar vienu un to pašu risku, izveidojas trīs pilnīgi atšķirīgi kvalitātes standarti?

Šoreiz paskatīsimies uz pasaku “Trīs sivēntiņi” no vadības un sistēmiskās domāšanas perspektīvas. Pasakas īsais pārstāsts ir raksta beigās — ja nu kāds sižetu vairs neatceras.

Iedomāsimies, ka SIA “Trīs sivēntiņi” ir uzņēmums ar trim struktūrvienību vadītājiem. Visi trīs saņem vienu un to pašu uzdevumu: uzbūvēt funkcionējošu māju.

Nif-Nifs — ātrums

Pirmais vadītājs Nif-Nifs izvēlas salmus. Māja top ātri, termiņš ir ievērots, budžets nepārsniegts. Atskaitēs viss izskatās lieliski — projekts pabeigts laikā un izmaksu ziņā efektīvi. Vienīgi risku analīze nav veikta.

Nif-Nifs neuzdod jautājumu: “Kādai šai mājai jābūt, lai tā pildītu savu funkciju arī mainīgos apstākļos?” Viņa jautājums ir daudz vienkāršāks:

“Cik ātri varam palaist produktu?”

Tas ir klasisks lokālās optimizācijas piemērs. Ja KPI ir “Māja jānodod līdz piektdienai”, Nif-Nifs ir mēneša darbinieks. Ja mērķis ir “Mājai jāiztur ziema un vilka uzbrukums”, aina izskatās pavisam citādi.

Problēma nav tajā, ka Nif-Nifs slikti izpilda uzdevumu. Viņš ļoti labi izpilda to uzdevuma versiju, kuru sistēma viņam ļauj uzskatīt par svarīgāko.

Nuf-Nufs — saprātīgs kompromiss

Otrais vadītājs Nuf-Nufs redz, ka salmi varētu nebūt pietiekami kvalitatīvs materiāls. Viņš nogaida, izvērtē situāciju un izvēlas zarus. Dārgāk nekā salmi, bet ne tik dārgi kā ķieģeļi. Vadības sanāksmē viņš var pamatoti ziņot: “Esam būtiski uzlabojuši kvalitāti, vienlaikus saglabājot izmaksu efektivitāti.”

Un viņam ir taisnība. Salīdzinājumā ar Nif-Nifa risinājumu viņa māja patiešām ir labāka.

Tieši tāpēc Nuf-Nufs organizācijās ir tik pazīstams tēls. Viņš var teikt: “Salīdzinot ar iepriekšējo risinājumu, esam būtiski uzlabojuši kvalitāti.”

Vienīgais jautājums — ar ko mēs sevi salīdzinām?

“Labāk nekā iepriekš” nav tas pats, kas “pietiekami labi reālajai videi”.

Gan Nif-Nifs, gan Nuf-Nufs savos lēmumos balstās uz vienu pieņēmumu: nākotne būs aptuveni tāda pati kā tagadne.

Naf-Nafs — noturība

Trešais vadītājs dara kaut ko organizācijās visai nepopulāru: viņš tērē resursus problēmai, kuras vēl nav.

Kamēr pārējie jau publicē LinkedIn: “Priecājamies paziņot par veiksmīgu mājas projekta noslēgšanu!”

— Naf-Nafs joprojām mūrē.

No malas viņš izskatās lēns. Izmaksas aug, termiņš ir garāks, bet ātri demonstrējama rezultāta nav. Pārējie par viņu smejas. Jo vilku viņi nekad nav redzējuši. Te parādās viens no klasiskajiem risku vadības slazdiem: “Tas vēl nekad nav noticis” tiek izmantots kā pierādījums tam, ka tas nenotiks. Līdz pirmajai krīzei.

Nif-Nifs optimizē ātrumu.

Nuf-Nufs optimizē “pietiekami labi”.

Naf-Nafs optimizē noturību nākotnē.

Ja paskatāmies uz Naf-Nafu nevis kā uz pasakas “čaklo sivēntiņu”, bet kā uz vadītāju, viņa rīcībā redzamas vairākas būtiskas kompetences:

• viņš paredz ziemu;

• zina, ka vidē pastāv potenciāls apdraudējums — vilks;

• piedāvā brāļiem kopīgu risinājumu;

• investē ilgtermiņā;

• būvē ne tikai aizsardzībai pret aukstumu, bet arī pret paredzamu ārējo apdraudējumu;

• krīzes laikā ātri interpretē jaunu informāciju un saprot, ka vilks mēģinās iekļūt mājā pa skursteni.

Naf-Nafs nedzīvo citā realitātē. Viņš vienkārši strādā citā laika horizontā.

Un tad atnāk vilks. Vilks uzbrūk Nif-Nifa mājai un to nopūš. Nif-Nifs aizbēg pie sava brāļa Nuf-Nufa.

Šajā brīdī būtu loģiski izvērtēt notikušo, pārskatīt riskus, mācīties no kļūdas un gatavoties atkārtotam uzbrukumam. Taču notiek kas cits. Abi sivēni nomierinās un atkal sāk dziedāt savu dziesmu par to, ka no vilka nebaidās.

Veidojas ļoti pazīstama cilpa:

Incidents → bailes → īslaicīga mobilizācija → šķiet, ka draudi ir pagājuši → atgriešanās pie vecās uzvedības.

Tieši tā organizācijās mēdz pazust mācīšanās pēc krīzes. Kamēr krīze ir svaiga, visi ir gatavi mainīties. Tiklīdz spriedze mazinās, sistēma atgriežas pie ierastajiem uzvedības modeļiem.

Vilks nav organizācijas problēma. Vilks ir realitāte.

Vilks var būt:

• ekonomiskā krīze;

• liels klients, kurš aiziet;

• audits;

• kiberdrošības incidents;

• darbinieku trūkums;

• jauns konkurents;

• jauns regulējums;

• kritiska darbinieka aiziešana;

• pēkšņs darba apjoma pieaugums.

Vilks nedara neko īpaši izsmalcinātu. Viņš vienkārši pūš. Un ļoti ātri kļūst redzams, kas uzņēmumā bija sistēma un kas — tikai dekorācija. Krīze bieži nerada sistēmas vājumu. Tā padara jau esošo vājumu redzamu.

Pirmais un otrais sivēntiņš uzceļ lētākas un mazāk noturīgas mājas. Kad tās sabrūk, viņi nezaudē visu. Viņi aizskrien pie trešā.

Tātad sistēma viņiem faktiski māca: “Ja tavs risinājums neizturēs, kāds atbildīgāks kolēģis tevi izglābs.”

Un te Naf-Nafa nav tikai varonis. Viņš potenciāli ir arī disfunkcionālas sistēmas uzturētājs. Viņa stiprā puse — atbildība — sistēmiski var kļūt par mehānismu, kas ļauj citiem turpināt rīkoties bezatbildīgi. Jo drošāk pārējie zina, ka Naf-Nafs viņus beigās izglābs, jo mazāks ir spiediens pašiem būvēt noturīgākas mājas.

Cilvēki ne vienmēr rada sliktus rezultātus tāpēc, ka ir nekompetenti. Bieži viņi rada tieši tādus rezultātus, kādus sistēmas stimuli padara izdevīgus.

Ja KPI ir “uzbūvēto māju skaits”, ķieģeļu mājas būvēšana var kļūt gandrīz par profesionālu pašnāvību.

Un te rodas vēl viens paradokss: Jo vairāk organizācija apbalvo ātru māju uzcelšanu, jo vairāk tai vēlāk nepieciešama krīžu vadība.

Zemas ietekmes risinājumi jeb ko organizācija, visticamāk, darītu

1. Nosūtītu pirmos divus sivēntiņus uz apmācībām “Atbildība darba vietā”. Problēma tiek definēta kā cilvēku attieksmes vai kompetences trūkums, nevis sistēmas uzbūves sekas.

2. Paaugstinātu Naf-Nafu par visu māju kvalitātes vadītāju. Tagad viņš ne tikai būvē savu māju, bet arī pārbauda pārējo darbu. Pāratbildība ir institucionalizēta.

3. Izstrādātu 47 lappušu “Vilku risku vadības procedūru”. Tagad arī salmu mājai būtu pareizi aizpildīta riska veidlapa. Pie sienas varētu pielikt plakātu: QUALITY IS EVERYONE'S RESPONSIBILITY. Dokumentācija ir sakārtota. Sistēma — ne obligāti.

4. Mēģinātu iznīcināt vilku. Bet pēc vilka nāks lietus. Pēc lietus — uguns. Pēc uguns — audits. Noturīga sistēma nevar balstīties cerībā, ka ārējā vide uzvedīsies pieklājīgi.

Ko no šīs pasakas var mācīties par organizācijām?

1. Ātrums nav tas pats, kas efektivitāte.Lēts un ātrs risinājums var kļūt ļoti dārgs, ja tā patiesās izmaksas parādās vēlāk vai tiek pārceltas uz citu struktūrvienību.

2. “Labāk nekā iepriekš” nav pietiekams kvalitātes kritērijs.Svarīgākais jautājums nav tikai par to, vai esam uzlabojuši iepriekšējo risinājumu. Jautājums ir — vai risinājums iztur reālo vidi?

3. Krīze ir sistēmas tests.Risks, kas vēl nav materializējies, joprojām ir risks. Krīze atklāj faktisko kompetences, atbildības un ietekmes karti. Vilks ne vienmēr rada problēmu. Dažreiz viņš tikai veic ļoti agresīvu auditu.

4. Galvenais jautājums nav: “Kurš sivēntiņš ir labākais?”Jautājums ir: Kāpēc organizācijā vispār ir iespējams vienu un to pašu kritisko funkciju izpildīt pēc trim pilnīgi atšķirīgiem drošības un kvalitātes standartiem?

5. Cilvēks, kuru organizācija uzskata par “pārāk piesardzīgu”, iespējams, vienkārši strādā citā laika horizontā.Tas, kas šodien izskatās pēc liekām izmaksām, rīt var izrādīties noturības priekšnoteikums.

6. Atbildīgākais cilvēks var kļūt par bezatbildīgas sistēmas amortizatoru.Ja viens cilvēks pastāvīgi kompensē citu kļūdas, viņa atbildība paradoksālā kārtā var palīdzēt sistēmai nemainīties.

Uzdevums nav par to, kā panākt, lai visi sivēntiņi kļūtu par Naf-Nafiem.

Uzdevums ir: izveidot sistēmu, kurā kvalitāte un noturība nav atkarīga no tā, kuram vadītājam konkrētais uzdevums ir nonācis?

Īss pasakas “Trīs sivēntiņi” pārstāsts

Pasaka “Trīs sivēntiņi” stāsta par trim brāļiem — Nif-Nifu, Nuf-Nufu un Naf-Nafu. Tuvojoties ziemai, Naf-Nafs ierosina kopīgi uzcelt stipru māju, taču abi pārējie vēl grib izklaidēties un nesteidzas gatavoties aukstumam.

Kad kļūst auksts, katrs sāk būvēt savu māju. Nif-Nifs ātri uzceļ māju no salmiem, Nuf-Nufs — nedaudz izturīgāku no zariem, bet Naf-Nafs ilgi un rūpīgi būvē stipru akmens un ķieģeļu māju. Brāļi par viņu smejas, jo uzskata, ka viņš lieki tērē laiku un pūles, baidoties no vilka, kuru viņi paši nekad nav redzējuši.

Drīz sivēntiņi mežā ar savu lielīšanos pamodina vilku. Vilks vajā brāļus un nopūš gan salmu, gan zaru māju. Nif-Nifs un Nuf-Nufs paglābjas, aizskrienot pie Naf-Nafa. Vilks mēģina viņus piemānīt, uzdodoties par aitiņu, bet vēlāk cenšas iekļūt arī Naf-Nafa stiprajā mājā. Kad sienas un durvis nepadodas, viņš mēģina ielīst pa skursteni.

Naf-Nafs laikus saprot vilka nodomu un sagatavo tam pārsteigumu pie pavarda. Vilks tiek padzīts, bet visi trīs brāļi paliek drošībā Naf-Nafa uzceltajā mājā.